Datenorganisation

Freigaben

11.3.2. Zu einer Freigabe einladen

Um Daten für bestimmte Personen zum Lesen oder zum Bearbeiten freizugeben, können Sie interne Benutzer oder externe Partner zu einer Freigabe einladen. Die Personen erhalten eine Einladungs-E-Mail. Wenn ein externer Partner auf die Freigabe zugreift, wird er automatisch als Gastbenutzer angemeldet. Sie haben die folgenden Möglichkeiten.

  • Sie können E-Mails an interne Benutzer zum Lesen freigeben.

  • Sie können Adressbücher, Kalender und Aufgaben an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, an externe Partner nur zum Lesen.

  • Sie können Ordner und Dateien an interne Benutzer und an externe Partner zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.

Als Ergebnis dieser Freigabe erhalten interne Benutzer oder externe Partner bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten. Informationen über Berechtigungen finden Sie in 11.2: Berechtigungen. Beachten Sie die folgenden Hinweise.

  • Ihren persönlichen Ordner Posteingang können Sie nicht freigeben. Um anderen Benutzern Zugriff auf Ihre E-Mails zu gewähren, geben Sie einen E-Mail-Ordner frei, der sich unterhalb des Ordners Posteingang befindet. Diesen E-Mail-Ordner müssen andere Benutzer dann abonnieren.

  • An Ihren persönlichen Ordnern vom Typ Adressbuch, Kalender, Aufgaben haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Benutzern keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.

So laden Sie interne Benutzer oder externe Partner zu einer Freigabe ein:

  1. Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten.

    Wählen Sie im Ordnerbaum einen Ordner.

    Hinweis: Wählen Sie einen Ordner, bei dem Sie die Berechtigung zum Freigeben haben. Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.

  2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Ordnerspezifische Aktionen . Klicken Sie auf Berechtigungen / Andere einladen.

    In der App Drive klicken Sie alternativ in der Werkzeugleiste auf das Symbol Freigeben . Klicken Sie auf Andere einladen.

    Das Fenster zum Anpassen der Berechtigungen wird geöffnet.

  3. Geben Sie in Andere hinzufügen eine E-Mail-Adresse ein. Die E-Mail-Adresse wird als interner Benutzer, Gruppe oder Gast in die Liste eingetragen. Vorgegebene Berechtigungen werden erteilt.

    Optional geben Sie eine Nachricht ein.

  4. Um für interne Benutzer die Berechtigungen zu bearbeiten, verwenden Sie die folgenden Methoden.

    • Um eine Benutzerrolle anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in Aktuelle Rolle. Wählen Sie im Menü einen Eintrag.

    • Um die Berechtigungen im Detail anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in Detaillierte Zugriffsrechte. Wählen Sie im Menü eine Berechtigung.

    • Um eine Berechtigung zu entfernen, klicken Sie neben dem Namen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Zugriff widerrufen.

  5. Wenn Sie in der App Drive einen Ordner freigeben, können Sie bestimmen, dass die Berechtigungen auf alle vorhandenen oder neu angelegten Unterordner dieses Ordners übertragen werden sollen. Dazu aktivieren Sie Auf alle Unterordner anwenden.

  6. Wenn keine E-Mail-Benachrichtigungen über die Freigabe gesendet werden sollen, deaktivieren Sie Benachrichtigung senden.

    Hinweis: Das Kontrollfeld kann nicht deaktiviert werden, wenn Sie externe Partner zu einer Freigabe einladen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

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