E-Mail

E-Mails organisieren

5.5.19. E-Mail Filter verwenden

E-Mail-Filter helfen Ihnen, eingehende E-Mails zu organisieren. Ein E-Mail-Filter enthält eine oder mehrere Regeln. Mit Hilfe von Regeln können Sie zum Beispiel folgende Aktionen auslösen:

  • Die E-Mail wird in einem bestimmten E-Mail-Ordner abgelegt.

  • Die E-Mail wird an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet.

  • Die E-Mail wird als gelesen markiert.

Um E-Mail-Filter zu verwenden, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

  • Legen Sie E-Mail-Ordner an.

  • Erstellen Sie eine oder mehrere Regeln.

  • Bestimmen Sie die Reihenfolge der Regeln.

  • Legen Sie fest, ob nachfolgende Regeln bearbeitet werden, wenn eine Regel zutrifft.

Eine Regel enthält die folgenden Bestandteile:

  • Einen Namen

  • Eine oder mehrere Bedingungen

  • Eine oder mehrere Aktionen. Die Aktionen werden ausgeführt, wenn eine Bedingung oder alle Bedingungen zutreffen.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Einige E-Mail Funktionen legen automatisch einen Filter an, zum Beispiel die Abwesenheitsnotiz.

So erstellen Sie eine neue Regel:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste rechts auf das Symbol Systemmenü . Klicken Sie im Menü auf Einstellungen.

  2. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Eintrag E-Mail.

    Klicken Sie auf Filterregeln.

  3. Klicken Sie im Anzeigebereich auf Neue Regel hinzufügen. Das Fenster Neue Regel erstellen öffnet sich.

  4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  5. Um eine Bedingung zu erstellen, klicken Sie auf Bedingung hinzufügen. Wählen Sie im Menü einen E-Mail-Bestandteil. Beachten Sie diese Hinweise:

    • Wenn Sie einen E-Mail-Bestandteil verwenden möchten, der nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Header. Geben Sie in Name einen Header-Eintrag ein. Sie können die Header-Einträge einer E-Mail lesen, indem Sie die Quelldaten anzeigen.

    • Wenn Sie den Bestandteil BCC berücksichtigen möchten, wählen Sie Envelope - An. Envelope umfasst die Empfänger der E-Mail, die entweder in An, CC oder BCC angegeben sind.

    • Wenn Sie in der Bedingung einen Teil des E-Mail-Inhalts verwenden möchten, wählen Sie Inhalt.

    • Wenn Sie in der Bedingung das Datum des Empfangs verwenden möchten, wählen Sie Aktuelles Datum.

    Wählen Sie rechts neben dem Bestandteil ein Kriterium. Geben Sie rechts neben dem Kriterium ein Argument ein.

    Beispiele zur Anwendung finden Sie bei den Fragen und Antworten zu E-Mails.

    Bei Bedarf fügen Sie weitere Bedingungen hinzu. Dann können Sie bestimmen, ob eine Bedingung oder alle Bedingungen zutreffen müssen, damit die Aktion ausgeführt wird. Klicken Sie dazu auf Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt sind.

    Um eine Bedingung zu löschen, klicken Sie neben der Bedingung auf das Symbol Löschen .

  6. Bestimmen Sie die Aktion, die ausgeführt wird, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Dazu klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Wählen Sie im Menü eine Aktion. Je nach Aktion müssen Sie weitere Angaben machen.

    Bei Bedarf fügen Sie weitere Aktionen hinzu.

  7. Sie können festlegen, ob nur diese Regel oder alle nachfolgenden Regeln angewendet werden sollen. Dazu aktivieren oder deaktivieren Sie Gegen nachfolgende Regeln prüfen.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

So erstellen Sie eine neue Regel, während Sie eine E-Mail verschieben:

  1. Wählen Sie eine E-Mail.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie im Menü auf Verschieben.

    Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen .

    Wählen Sie im Fenster Verschieben einen Ordner. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben.

  3. Aktivieren Sie Filterregel erstellen. Ein Hinweistext erscheint, der die Wirkung des Filters erläutert.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben. Das Fenster Neue Regel erstellen wird geöffnet.

  4. Geben Sie einen Regel-Namen ein. Bei Bedarf können Sie die Bedingungen oder Aktionen anpassen. Klicken Sie auf Speichern.

    Die E-Mail wird verschoben. Die neue Regel wird angelegt.

So ändern Sie vorhandene Regeln:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste rechts auf das Symbol Systemmenü . Klicken Sie im Menü auf Einstellungen.

  2. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Eintrag E-Mail.

    Klicken Sie auf Filterregeln.

  3. Um die Einstellungen einer Regel zu bearbeiten, klicken Sie neben der Regel auf Bearbeiten. Ändern Sie im Fenster Regel bearbeiten die Einstellungen.

  4. Um eine Regel zu deaktivieren, klicken Sie neben der Regel auf Deaktivieren.

    Um eine Regel zu aktivieren, klicken Sie neben der Regel auf Aktivieren.

  5. Um die Reihenfolge zu ändern, zeigen Sie neben einer Regel auf das Symbol Verschieben . Ziehen Sie die Regel nach oben oder nach unten.

    Hinweis: Diese Funktion ist nicht verfügbar, wenn nur eine Regel vorhanden ist.

  6. Um eine Regel zu löschen, klicken Sie neben der Regel auf das Symbol Löschen .