Kapitel 13. Fragen und Antworten

Inhaltsverzeichnis

13.1. Allgemeine Fragen
F: Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen? F: Wie kann ich mein Passwort ändern? F: Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden? F: Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind? F: Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?
F:	Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?
A:	Sie können folgende persönliche Daten und Einstellungen anpassen: Wie Sie Ihre persönlichen Daten ändern, erfahren Sie in dieser Anleitung. Wie Sie die Grundeinstellungen anpassen, erfahren Sie in dieser Anleitung. Wie Sie weitere E-Mail-Accounts einrichten, lesen Sie hier.
F:	Wie kann ich mein Passwort ändern?
A:	Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie in der App Portal im Widget Benutzerdaten auf Mein Passwort. Mehr erfahren Sie in dieser Anleitung
F:	Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden?
A:	Wenn bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht zu sehen sind, kann dies folgende Ursachen haben: Im aktuellen Zusammenhang steht eine Funktion nicht zur Verfügung. Um die Bedienoberfläche möglichst übersichtlich zu halten, werden seltener benötigte Bedienelemente nicht angezeigt. In diesem Fall wird eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Aktionen angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um weitere Funktionen anzuzeigen.
F:	Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?
A:	Wenn neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind, zeigt in der Menüleiste rechts das Symbol Neue Objekte die Anzahl der neuen Objekte. Klicken Sie auf das Symbol, um den Infobereich zu öffnen. Dort finden Sie Informationen zu den neuen Objekten. Sie können auch direkt Funktionen aufrufen, zum Beispiel die neue E-Mail lesen oder den neuen Termin bestätigen. Informationen finden Sie in Die Benutzeroberfläche.
F:	Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?
A:	Sie können in der App Portal aktuelle Meldungen aus Ihren Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen oder Fotos bestimmter Webseiten anzeigen, indem Sie Nachrichten-Widgets hinzufügen.
13.2. Fragen zu E-Mail und Kontakten
F: Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden? F: Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an? F: Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen? F: Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange? F: Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten? F: Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten? F: Wie verwende ich die Bedingungen bei den E-Mail-Filter Regeln? F: Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?
F:	Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?
A:	Um eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden, haben Sie folgende Möglichkeiten: Geben Sie alle Empfänger in die Eingabefelder An..., Kopie (CC) an oder Blindkopie (BCC) an. Sie sparen Tipparbeit, wenn Sie dabei die Namensvorschläge nutzen. Eine Erklärung der Unterschiede zwischen den Eingabefeldern finden Sie in dieser FAQ-Liste. Wenn Sie häufig E-Mails an die gleiche Gruppe von Personen senden, erstellen Sie in der App Adressbuch eine Verteilerliste, der Sie diese Personen hinzufügen. Informationen finden Sie in Verteilerliste anlegen.
F:	Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an?
A:	Empfänger, die Sie in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an eintragen, werden von allen anderen Empfängern gesehen, die Sie in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an eintragen. Empfänger, die Sie in das Eingabefeld Blindkopie (BCC) eintragen, werden von anderen Empfängern, die Sie in die Eingabefelder An..., Kopie (CC) an oder Blindkopie (BCC) an eintragen, nicht gesehen. Daraus ergeben sich zum Beispiel folgende Anwendungsfälle: Wenn Sie eine E-Mail an ein Team senden wollen, bei dem jeder sehen soll, wer die E-Mail sonst noch erhält, tragen Sie die Empfänger in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an Wenn Sie eine E-Mail an Empfänger senden wollen, die sich nicht gegenseitig sehen sollen, tragen Sie die Empfänger in das Eingabefeld Blindkopie (BCC) an ein.
F:	Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?
A:	Nutzen Sie die Möglichkeit, E-Mails als Entwürfe zu speichern. Informationen finden Sie in Mit E-Mail-Entwürfen arbeiten.
F:	Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?
A:	Sie können viele gängige Anbieter von E-Mail-Diensten ein externes E-Mail-Konto einrichten, zum Beispiel für Google Mail. Dazu benötigen Sie Ihre Zugangsdaten zum entsprechenden Anbieter. Sobald Sie das externe E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie mit Hilfe des Ordnerbaums auf die E-Mails zugreifen. Informationen finden Sie in E-Mail-Accounts.
F:	Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?
A:	Aktivieren Sie in den Einstellungen die Funktion Automatische Weiterleitung. Informationen finden Sie in E-Mails automatisch weiterleiten lassen.
F:	Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten?
A:	Nutzen Sie Unified Mail, um den Posteingang von mehreren E-Mail-Accounts übersichtlich in einem zentralen Ordner anzeigen. Informationen finden Sie in Unified Mail verwenden.
F:	Wie verwende ich die Bedingungen bei den E-Mail-Filter Regeln?
A:	Sie erstellen eine Bedingung, indem Sie einen E-Mail-Bestandteil auswählen, z.B. "Betreff"; ein Kriterium wählen, z.B. "stimmt exakt überein mit"; ein Argument eingeben, z.B. "Protokoll". In diesem Fall würde geprüft, ob der Betreff einer E-Mail den Zeichen des Arguments "Protokoll" exakt entspricht. Mit Hilfe des Kriteriums und der Zeichenkette steuern Sie, wann die Bedingung erfüllt ist. Die Unterschiede zwischen den Kriterien werden nachfolgend mit Hilfe von einfachen Beispielen erläutert. In den Beispielen werden E-Mails wie oben anhand des Betreffs gefiltert. Kriterium: "enthält" Die Bedingung ist erfüllt, wenn der Betreff die Zeichen des Arguments enthält. Beispiel: Das Argument lautet "Protokoll". Für den Betreff "Protokoll" ist die Bedingung erfüllt. Für den Betreff "Meeting-Protokoll" ist die Bedingung ebenfalls erfüllt. Kriterium: "stimmt exakt überein mit" Die Bedingung ist erfüllt, wenn der Betreff den Zeichen des Arguments exakt entspricht. Beispiel: Das Argument lautet "Protokoll". Für den Betreff "Protokoll" ist die Bedingung erfüllt. Für den Betreff "Meeting-Protokoll" ist die Bedingung nicht erfüllt. Kriterium: "stimmt überein mit" Die Bedingung ist erfüllt, wenn der Betreff den Zeichen des Arguments exakt entspricht. Die Zeichenkette kann Platzhalter enthalten. Beispiel: Das Argument lautet "Protokoll". Das Zeichen "" ist Platzhalter für beliebige Zeichen. Für den Betreff "Protokoll von Gestern" ist die Bedingung erfüllt. Für den Betreff "Meeting-Protokoll" ist die Bedingung nicht erfüllt. Kriterium: "Regex" Die Bedingung ist erfüllt, wenn der Betreff die Zeichen enthält, die der reguläre Ausdruck des Arguments liefert. Mit regulären Ausdrücken sind sehr komplexe Abfragen möglich. Informationen dazu finden Sie auf den einschlägigen Seiten im Internet. Einen Einblick soll der folgende, sehr einfache reguläre Ausdruck bieten. Beispiel: Das Argument lautet "proto(c\|k)ol". Der Ausdruck "(c\|k)" steht für das Zeichen "c" oder "k". Für den Betreff "Protokoll von Gestern" ist die Bedingung erfüllt. Für den Betreff "Meeting protocol yesterday" ist die Bedingung ebenfalls erfüllt. Für den Betreff "Prototyp" ist die Bedingung nicht erfüllt.
F:	Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?
A:	Sie können die Kontakte Ihrer sozialen Netzwerke nutzen, indem Sie die Kontakte abonnieren. Informationen finden Sie in Daten abonnieren.
13.3. Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen
F: Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin? F: Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen? F: Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren? F: Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei? F: Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine oder Serienaufgaben? F: Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?
F:	Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?
A:	Ob Sie besser einen Termin oder eine Aufgabe anlegen, können Sie nach den folgenden Kriterien entscheiden: Ein Termin findet innerhalb eines bestimmten Zeitfensters statt. Wenn Sie also eine Tätigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen müssen, legen Sie dafür einen Termin an. Eine Aufgabe hat dagegen ein Fälligkeitsdatum und eventuell eine Priorität. Wenn Sie also in der zeitlichen Ausführung einer Tätigkeit frei sind und lediglich das Fälligkeitsdatum beachten müssen, legen Sie dafür eine Aufgabe an.
F:	Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?
A:	Verwenden Sie in der App E-Mail im Anzeigebereich die Funktion Erinnerung. Informationen finden Sie in E-Mail Erinnerung anlegen.
F:	Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?
A:	Lassen Sie sich von der anderen Person einen Kalenderordner zum Schreiben freigeben. Tragen dann die Termine für diese Person in diesem Ordner ein. Dabei wird diese Person als Organisator der Termine angezeigt.
F:	Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei?
A:	Wenn Sie einen Termin anlegen wollen, der keinen Konflikt mit anderen Terminen erzeugen soll, verwenden Sie die Verfügbarkeit Frei. Alle anderen Verfügbarkeiten erzeugen bei Überschneidungen eine Konfliktmeldung.
F:	Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine oder Serienaufgaben?
A:	Beispiel 1: Ein Termin oder eine Aufgabe soll jeden 2. Tag stattfinden. Start ist der 07.01.2013. Das Ereignis soll insgesamt fünfmal stattfinden. Beginnt am 07.01.2013 Täglich Das Ereignis findet alle 2 Tage statt. Das Ereignis endet nach 5 Terminen oder Aufgaben.
A:	Beispiel 2: Ein Termin oder eine Aufgabe sollen jeden Dienstag und Freitag stattfinden. Start ist der 08.01.2013. Beginnt am 08.01.2013 Wöchentlich Das Ereignis findet jede Woche am Dienstag, Freitag statt. Die Serie endet nie.
A:	Beispiel 3: Ein Termin oder eine Aufgabe sollen jeden zweiten Mittwoch stattfinden. Start ist der 09.01.2013. Letzter Termin ist der 27.03.2013. Beginnt am 09.01.2013 Wöchentlich Das Ereignis findet alle 2 Wochen am Mittwoch statt. Die Serie endet am 27.03.2013.
A:	Beispiel 4: Ein Termin oder eine Aufgabe sollen stets am ersten Montag eines Monats stattfinden. Start ist der 04.02.2013. Das Ereignis soll zwölfmal stattfinden. Beginnt am 04.02.2013 Monatlich Das Ereignis findet jeden Monat am ersten Montag statt. Das Ereignis endet nach 12 Terminen.
A:	Beispiel 5: Ein Termin oder eine Aufgabe sollen stets am letzten Freitag im November eines Jahres stattfinden. Start ist der 29.11.2013. Beginnt am 29.11.2013 Jährlich Das Ereignis findet jeden letzten Freitag im November statt. Die Serie endet nie.
F:	Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?
A:	Klicken Sie beim Anlegen eines Termin auf Verfügbaren Zeitraum finden, oder klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Planung . Informationen finden Sie in Termin mit mehreren Teilnehmern planen.
13.4. Fragen zu Datenorganisation und Teamwork
F: Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen? F: Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen? F: Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?
F:	Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
A:	Sie können Kontakte aus Ihren Groupware-Adressbüchern oder auch sozialen Netzwerken wie LinkedIn auch für externe Partner bereitstellen. Sie können folgendermaßen vorgehen: Falls erforderlich, abonnieren Sie Kontakte aus Ihren sozialen Netzwerken in ein Adressbuch. Legen Sie einen neuen Kontaktordner an. Kopieren Sie aus Ihren Adressbüchern alle Kontakte, die Sie bereitstellen möchten, in diesen Kontaktordner. Geben Sie diesen Kontaktordner frei. Informationen finden Sie in Freigaben.
F:	Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
A:	Sie können die Inhalte von Dokument-Ordnern auch für externe Partner bereitstellen. Sie können folgendermaßen vorgehen: In der App Drive sammeln Sie die Dokumente in einem eigenen Ordner. Geben Sie diesen Ordner frei. Informationen finden Sie in Freigaben .
F:	Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?
A:	Beispiel 1: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll keine neuen Objekte anlegen können. Einstellungen: Ordnerberechtigung: Ordner anzeigen Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, keine Bearbeitungsberechtigungen, keine Löschberechtigungen Administrative Rechte: Nein
A:	Beispiel 2: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll neue Objekte anlegen und bearbeiten können. Ordnerberechtigung: Ordner anzeigen Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, keine Bearbeitungsberechtigungen, keine Löschberechtigungen Administrative Rechte: Nein
A:	Beispiel 3: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner nicht sehen. Er soll aber neue Objekte anlegen und bearbeiten können. Ordnerberechtigung: Objekte anlegen Objektberechtigungen: Eigene Objekte lesen, eigene Objekte bearbeiten, nur eigene Objekte löschen Administrative Rechte: Nein
A:	Beispiel 4: Ein Benutzer soll alle Objekte sehen und bearbeiten können. Er soll Unterordner und eigene Objekte anlegen und bearbeiten können. Ordnerberechtigungen: Objekte und Unterordner anlegen Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, alle Objekte bearbeiten, alle Objekte löschen Administrative Rechte: Nein
A:	Beispiel 5: Ein Benutzer soll alle Berechtigungen erhalten. Er soll anderen Benutzern Berechtigungen vergeben können. Ordnerberechtigung: Objekte und Unterordner anlegen Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, alle Objekte bearbeiten, alle Objekte löschen Administrative Rechte: Ja

Kapitel 13. Fragen und Antworten

13.1. Allgemeine Fragen

13.2. Fragen zu E-Mail und Kontakten

13.3. Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen

13.4. Fragen zu Datenorganisation und Teamwork