Aufgaben

8.1. Die Aufgaben Bestandteile

Die App Aufgaben enthält diese Bestandteile.

Suchleiste

Ermöglicht die Suche nach Aufgaben.

Ordnerbaum

Zeigt die Aufgaben-Ordner. Ermöglicht die Navigation in der Ordnerstruktur. Um den Ordnerbaum zu öffnen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ansicht. Aktivieren Sie Ordneransicht. Je nach Konfiguration der Groupware enthält der Ordnerbaum die folgenden Einträge:

  • Meine Aufgaben. Enthält Ihre persönlichen Aufgaben.

  • Öffentliche Aufgaben. Enthält Aufgaben, die für alle Benutzer freigegeben sind.

  • Freigegebene Aufgaben. Enthält Aufgaben, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben.

Die folgenden Funktionen sind verfügbar:

  • Anklicken eines Ordners zeigt die Aufgaben dieses Ordners.

  • Das Symbol Ordnerspezifische Aktionen neben dem gewählten Ordner bietet Funktionen zur Datenorganisation und zum Datenaustausch.

  • Schaltflächen innerhalb des Ordnerbaums bieten Funktionen zum Anlegen eines Ordners.

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Werkzeugleiste

Enthält die folgenden Elemente:

  • Schaltfläche Neu. Erstellt eine neue Aufgabe.

  • Schaltfläche Bearbeiten. Bearbeitet die Daten einer Aufgabe.

  • Schaltfläche Fällig. Ändert das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe.

  • Schaltfläche Erledigt. Markiert eine Aufgabe als erledigt.

  • Schaltfläche Löschen. Löscht die Aufgaben, die Sie ausgewählt haben.

  • Symbol Aktionen . Öffnet ein Menü mit weiteren Funktionen.

  • Schaltfläche Ansicht. Öffnet ein Menü mit Funktionen zur Steuerung der Ansicht.

    • Kontrollfeld Ordneransicht. Öffnet oder schließt den Ordnerbaum.

    • Kontrollfeld Kontrollfelder. Zeigt in der Liste vor jeder Aufgabe ein Kontrollfeld. Damit können Sie mehrere Aufgaben markieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten.

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Anzeigebereich

Enthält die Liste der Kontakte und die Detailansicht eines Kontakts.

Liste

Zeigt eine Liste der Aufgaben im aktuellen Ordner. Die Liste enthält die folgenden Einträge:

  • Für jede Aufgabe werden angezeigt: Betreff, Status oder Fälligkeitsdatum, Bearbeitungsstand.

  • Der Text oberhalb der Liste enthält den Namen des geöffneten Ordners. Die Zahl nennt die Anzahl der Objekte im geöffneten Ordner.

Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • Anklicken einer Aufgabe zeigt ihre Daten in der Detailansicht.

  • Sie können mehrere Aufgaben selektieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Dazu aktivieren Sie die Kontrollfelder vor den Aufgaben, indem Sie in der Werkzeugleiste in Ansicht die Einstellung Kontrollfelder aktivieren.

    Alternativ verwenden Sie die Methoden zur Mehrfachselektion, die auf Ihrem System üblich sind.

    Um alle Kontakte des Ordners zu selektieren, aktivieren Sie oberhalb der Liste das Kontrollfeld Alle wählen.

  • Anklicken des Symbols Sortieren oberhalb der Liste öffnet ein Menü, mit dem Sie Aufgaben sortieren können. In diesem Menü können Sie auch bestimmen, ob erledigte Aufgaben angezeigt werden.

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Detailansicht

Zeigt die Daten der Aufgabe, die Sie in der Liste gewählt haben. Die Detailansicht enthält die folgenden Bestandteile:

  • Betreff

    Vor dem Betreff ein Symbol für die Wichtigkeit, falls angegeben

    Private Aufgaben werden mit dem Symbol Privat gekennzeichnet.

  • Fälligkeit der Aufgabe, falls angegeben

  • Bearbeitungsstand

  • Wenn die Aufgabe Anhänge enthält, werden die Namen der Anhänge angezeigt.

  • Beschreibung der Aufgabe, falls angegeben

  • Wenn die Aufgabe eine Serienaufgabe ist, werden die Wiederholungsparameter angezeigt.

  • Beginn der Aufgabe, falls angegeben

  • Aufgabendetails wie Abrechnungsinformationen, falls angegeben

  • Wenn die Aufgabe mehrere Teilnehmer hat, wird rechts oberhalb der Teilnehmerliste angezeigt, wie viele Teilnehmer zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet haben. Um die Liste der Teilnehmer zu filtern, klicken Sie auf die Symbole.

  • Namen der Teilnehmer, falls vorhanden. Anklicken eines Namens öffnet ein Popup. Es zeigt verschiedene Kontaktinformationen.

    • Die Kontaktdaten dieser Person

    • Wenn Sie E-Mails mit dieser Person ausgetauscht haben, werden diese unter Kürzlicher E-Mail-Austausch angezeigt.

    • Wenn Sie bevorstehende Termine mit dieser Person haben, werden diese unter Gemeinsame Termine angezeigt.

    • Informationen zu dieser Person aus sozialen Netzwerken. Sie können mit Hilfe der angezeigten Schaltflächen die Profilseiten dieser Person aufrufen.

    Anklicken eines Termins oder einer E-Mail öffnet ein weiteres Popup.

  • Je nach Konfiguration der Groupware zeigt ein farbiger Punkt vor dem Namen den Messenger-Status des Teilnehmers.

  • Wenn die Aufgabe externe Teilnehmer hat, werden ihre Namen unterhalb von Externe Teilnehmer angezeigt.

Ansicht zum Erstellen oder Bearbeiten

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen oder eine vorhandene Aufgabe bearbeiten, werden die folgenden Elemente auf einer neuen Seite angezeigt.

  • Elemente, die sich je nach Konfiguration der Groupware am oberen oder unteren Bildschirmrand befinden.

    • Schaltfläche Anlegen. Anklicken speichert die aktuellen Daten der Aufgabe und schließt die Bearbeitungsseite.

    • Schaltfläche Verwerfen. Wenn Sie das Erstellen oder die Bearbeitung abbrechen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

  • Eingabefeld Betreff. Geben Sie hier den Betreff ein. Der Betreff wird in den Ansichten als Aufgabentitel angezeigt.

  • Eingabefeld Beschreibung. Geben Sie hier optional eine Beschreibung der Aufgabe ein.

  • Schaltfläche Formular erweitern. Zeigt weitere Eingabefelder an.

    • Eingabefelder Beginnt am und Fälligkeitstermin. Bestimmt den Beginn und den Fälligkeitstermin. Hineinklicken öffnet einen Auswahldialog zur Datumswahl.

      Wenn das Kontrollfeld Ganztägig ausgeschaltet ist, können Sie Uhrzeiten für den Beginn und die Fälligkeit festlegen.

    • Kontrollfeld Ganztägig. Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn die Aufgabe ganze Tage dauern soll.

    • Kontrollfeld Wiederholen. Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn die Aufgabe mehrmals wiederholt werden soll. Weitere Bedienelemente zum Einstellen der Wiederholungsparameter werden angezeigt. Beispiele zur Anwendung finden Sie bei den Fragen zu Terminen und Aufgaben.

    • Auswahlliste Erinnerung. Bestimmt, wann Sie durch einen Eintrag im Infobereich an die Fälligkeit der Aufgabe erinnert werden. Alternativ können Sie in Datum für Erinnerung ein Datum und eine Uhrzeit für die Erinnerung festlegen.

    • Auswahlliste Status. Bestimmt den Status der Aufgabenerledigung. Alternativ können Sie in Fortschritt einen prozentualen Wert für die Aufgabenerledigung eintragen.

    • Auswahlliste Wichtigkeit. Bestimmt die Wichtigkeit der Aufgabe.

    • Kontrollfeld Privat. Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn andere Benutzer den Betreff und die Beschreibung der Aufgabe nicht sehen sollen.

    • Eingabefeld Teilnehmer/Ressourcen hinzufügen. Geben Sie hier die Namen der Teilnehmer an, die an der Aufgabe teilnehmen sollen.

    • Schaltfläche Anhänge hinzufügen unterhalb von Anhänge. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie den Kontaktdaten eine Datei oder mehrere Dateien anhängen wollen.

    • Schaltfläche Detail anzeigen. Anklicken zeigt zusätzliche Datenfelder, in die Sie Abrechnungsinformationen wie Aufwandsschätzungen, tatsächliche Aufwände oder Rechnungsinformationen eingeben können.

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