E-Mail

5.1. Die E-Mail Bestandteile

Die App E-Mail enthält diese Bestandteile.

Suchleiste

Ermöglicht die Suche nach E-Mails.

Ordnerbaum

Zeigt die E-Mail-Ordner. Ermöglicht die Navigation in der Ordnerstruktur. Um den Ordnerbaum zu öffnen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ansicht. Aktivieren Sie Ordneransicht. Je nach Konfiguration der Groupware enthält der Ordnerbaum die folgenden Einträge:

  • Posteingang. Dieser Ordner empfängt standardmäßig alle eingehenden E-Mails.

  • Entwürfe. Enthält die E-Mails, die als Entwurf gespeichert wurden.

  • Gesendete Objekte. Enthält die E-Mails, die Sie gesendet haben.

  • Papierkorb. Enthält die E-Mails, die Sie gelöscht haben.

  • Archiv. Enthält die E-Mails, die Sie archiviert haben.

  • Meine Ordner. Enthält die E-Mail-Ordner, die Sie angelegt haben.

Die folgenden Funktionen sind verfügbar:

  • Um die Anzahl der E-Mails eines Ordners anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger auf einen Ordner. Ein Tooltip zeigt die Anzahl der E-Mails.

  • Anklicken eines Ordners zeigt die E-Mails dieses Ordners.

  • Das Symbol Ordnerspezifische Aktionen neben dem gewählten Ordner bietet Funktionen zur Datenorganisation sowie App-spezifische Ordnerfunktionen.

  • Die Schaltfläche E-Mail-Account hinzufügen unterhalb der Ordner bietet die Funktion zum Hinzufügen von E-Mail-Accounts.

  • Die Schaltfläche Alle Anhänge anzeigen unterhalb der Ordner zeigt in der App Drive alle Anhänge von E-Mails, die Sie gesendet oder empfangen haben.

  • Je nach Konfiguration der Groupware sind unterhalb der Ordner weitere Schaltflächen verfügbar. Mit diesen Schaltflächen können Sie einen Assistenten zum Konfigurieren verschiedener Clients starten.

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Kategorienleiste

Zeigt vordefinierte Kategorien für die E-Mails im Ordner Posteingang in Form von Tabs. Je nach Einstellung werden eingehende E-Mails automatisch in eine bestimmte Kategorie einsortiert. In den E-Mail Einstellungen können Sie festlegen, ob Kategorien verwendet werden. Die folgenden Funktionen sind verfügbar:

  • Anklicken einer Kategorie zeigt im Anzeigebereich nur die E-Mails, die dieser Kategorie zugeordnet sind.

  • Anklicken des Symbols Bearbeiten öffnet ein Fenster, in dem Sie Kategorien umbenennen oder deaktivieren können.

Hinweise:

  • Je nach Konfiguration des Servers sind Kategorien nicht verfügbar.

  • Wenn Sie Kategorien verwenden, können E-Mails nicht nach Konversationen sortiert angezeigt werden.

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Werkzeugleiste

Enthält die folgenden Elemente:

  • Schaltfläche Verfassen. Erstellt eine neue E-Mail.

  • Symbol Antwort an Absender . Sendet eine Antwort.

  • Symbol Antwort an alle Empfänger . Sendet eine Antwort an alle Empfänger.

  • Symbol Weiterleiten . Sendet eine Weiterleitung an andere Empfänger.

  • Symbol Löschen . Löscht die E-Mails, die Sie ausgewählt haben.

  • Symbol Farbe zuweisen . Öffnet ein Menü, mit dem Sie der E-Mail ein farbiges Label zuweisen können.

  • Symbol Archivieren . Archiviert die E-Mails, die Sie ausgewählt haben.

  • Symbol Aktionen . Öffnet ein Menü mit weiteren Funktionen.

  • Schaltfläche Ansicht. Öffnet ein Menü mit Funktionen zur Steuerung der Ansicht.

    • Vertikal. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail vertikal nebeneinander. Die Funktionen zum Auswählen und Sortieren werden unterhalb der Werkzeugleiste angezeigt.

    • Auswahlfeld Kompakt. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail vertikal nebeneinander. Die Funktionen zum Auswählen und Sortieren werden neben der Werkzeugleiste angezeigt.

    • Auswahlfeld Horizontal. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail horizontal untereinander.

    • Auswahlfeld Liste. Zeigt die Liste der E-Mails. Um die Detailsicht zu sehen, klicken Sie auf eine E-Mail.

      Oberhalb der Detailansicht wird eine Navigationsleiste eingeblendet.

    • Kontrollfeld Ordneransicht. Öffnet oder schließt den Ordnerbaum.

    • Kontrollfeld Kontrollfelder. Zeigt in der Liste vor jeder E-Mail ein Kontrollfeld. Damit können Sie mehrere E-Mails markieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten.

    • Kontrollfeld Kontaktbilder. Zeigt in der Liste vor jeder E-Mail das Kontaktbild, das der Absender im Adressbuch gespeichert hat.

    • Kontrollfeld Datum und Uhrzeit. Zeigt für alle E-Mails das Datum und die Uhrzeit des Empfangs.

    • Kontrollfeld Nachrichtengröße anzeigen. Zeigt für alle E-Mails anstelle von Datum und Uhrzeit die Größe der E-Mail.

    • Schaltfläche Alle Anhänge. Zeigt auf einer neuen Seite alle Anhänge der E-Mail, die Sie markiert haben.

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Anzeigebereich

Enthält die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail. Um ein bestimmtes Layout zu wählen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ansicht.

Liste

Zeigt eine Liste der E-Mails im aktuellen Ordner. Wenn Sie Kategorien verwenden, werden die E-Mails des aktuellen Ordners angezeigt, die zu der aktuellen Kategorie gehören. Die Liste enthält die folgenden Einträge:

  • Für jede E-Mail werden angezeigt: Absender, Betreff, Datum oder Uhrzeit des Empfangs oder die Größe der E-Mail. Ungelesene E-Mails werden durch das Symbol Ungelesen gekennzeichnet.

  • Falls vorhanden, werden zusätzlich angezeigt: Symbole für Anhänge, farbiges Label, Anzahl der E-Mails einer Konversation, Wichtigkeit.

Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • Sie können mehrere E-Mails selektieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Dazu aktivieren Sie die Kontrollfelder vor den E-Mails, indem Sie in der Werkzeugleiste in Ansicht die Einstellung Kontrollfelder aktivieren.

    Alternativ verwenden Sie die Methoden zur Mehrfachselektion, die auf Ihrem System üblich sind.

  • Um alle sichtbaren E-Mails des Ordners zu selektieren, aktivieren Sie oberhalb der Liste das Kontrollfeld Alle wählen.

    Hinweis: Das Kontrollfeld Alle wählen selektiert nur alle sichtbaren E-Mails eines Ordners. Um Wartezeiten zu verringern, wird ab einer bestimmten Anzahl nur ein Teil der E-Mails eines Ordners vom Server geladen. Um alle E-Mails eines Ordners anzuzeigen, blättern Sie zum Ende der Liste. Warten Sie, bis alle E-Mails vom Server geladen sind.

  • Anklicken der Schaltfläche Sortieren nach oberhalb der Liste öffnet ein Menü, mit dem Sie E-Mails sortieren können.

    Um alle E-Mails einer Konversation zu einem einzelnen Listeneintrag zusammen zu fassen, aktivieren Sie in Sortieren nach das Kontrollfeld Konversationen.

    Hinweis: Wenn Sie Kategorien verwenden, können E-Mails nicht nach Konversationen sortiert angezeigt werden.

    Die Einstellungen zum Sortieren gelten für den aktuellen E-Mail-Ordner. Sie können für jeden Ordner unterschiedliche Einstellungen verwenden.

  • Anklicken einer E-Mail zeigt ihren Inhalt in der Detailansicht.

Um die Breite der Liste anzupassen, bewegen Sie den Zeiger auf den Rand zwischen Liste und Detailansicht. Ein Doppelpfeil wird angezeigt. Ziehen Sie den Rand nach links oder nach rechts.

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Detailansicht

Zeigt den Inhalt der E-Mail, die Sie in der Liste angeklickt haben. Die Detailansicht enthält die folgenden Bestandteile und Funktionen.

  • Betreff

    Wenn E-Mails nach Konversationen sortiert angezeigt werden, wird die Anzahl der E-Mails in einer Konversation unterhalb des Betreffs angezeigt. Um alle E-Mails der Konversation zu öffnen oder zu schließen, klicken Sie auf das Symbol Alle Nachrichten öffnen/schließen . Anklicken einer freien Stelle zwischen Absender und Datum des Empfangs öffnet oder schließt die E-Mail.

  • Foto des Absenders, wenn vorhanden

  • Je nach Konfiguration der Groupware zeigt ein farbiger Punkt vor dem Namen den Messenger-Status des Absenders oder eines Empfängers.

  • Symbol Gelesen . Anklicken ändert den Status von gelesen nach ungelesen und umgekehrt.

  • Name des Absenders. Name des Empfängers. Wenn vorhanden, die Namen weiterer Empfänger der E-Mail. Anklicken eines Namens öffnet ein Popup. Es zeigt verschiedene Kontaktinformationen.

    • Die Kontaktdaten dieser Person

    • Wenn die Kontaktdaten dieser Person gespeichert sind, wird der Speicherort angezeigt.

    • Wenn Sie E-Mails mit dieser Person ausgetauscht haben, werden diese unter Kürzlicher E-Mail-Austausch angezeigt.

    • Wenn Sie gemeinsame Termine mit dieser Person haben, werden diese unter Gemeinsame Termine angezeigt.

    • Informationen zu dieser Person aus sozialen Netzwerken. Sie können mit Hilfe der angezeigten Schaltflächen die Profilseiten dieser Person aufrufen.

  • Datum und Uhrzeit des Empfangs

  • Symbol Farbe zuweisen . Öffnet ein Menü, mit dem Sie der E-Mail ein farbiges Label zuweisen können.

  • Schaltflächen zum Aufrufen häufig verwendeter Funktionen: Schnellantwort, Allen antworten, Weiterleiten, Löschen

  • Symbol Aktionen . Anklicken öffnet ein Menü mit Bearbeitungsfunktionen, die Sie alternativ zu den Bearbeitungsfunktionen der Werkzeugleiste verwendet werden.

  • Wenn die E-Mail Anhänge enthält, werden weitere Elemente angezeigt.

    • Eine Schaltfläche mit dem Symbol Anhang und der Anzahl der Anhänge. Anklicken öffnet eine Zeile, in der die Anhänge als Symbole oder als Liste angezeigt werden.

    • Schaltflächen, mit denen Sie für alle E-Mail-Anhänge gemeinsam eine Funktion ausführen können.

    • Das Symbol Kacheln oder Liste . Anklicken zeigt die Anhänge als Kacheln oder als Liste. Um für einen bestimmten Anhang eine Funktion auszuführen, klicken Sie in der Ansicht Liste auf den Namen des Anhangs.

  • Wenn Sie im Ordner Gesendete Objekte eine E-Mail anzeigen, die einen Anhang als Link enthält, werden am Anfang des E-Mail-Textes Informationen über den Anhang angezeigt.

  • E-Mail Text

    Zitate aus einer früheren E-Mail sind am linken Rand durch eine senkrechte Linie gekennzeichnet. Wenn das Zitat nur auszugsweise dargestellt wird, zeigt ein Klick auf Weitere anzeigen das vollständige Zitat.

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Ansicht zum Verfassen oder Bearbeiten

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder einen E-Mail-Entwurf bearbeiten, werden die folgenden Elemente auf einer neuen Seite angezeigt.

  • Elemente, die sich je nach Konfiguration der Groupware am oberen oder unteren Bildschirmrand befinden.

    • Senden. Sobald Sie die erforderlichen Eingaben fertiggestellt haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mail zu senden.

    • Speichern. Anklicken speichert den aktuellen Inhalt der E-Mail im Ordner Entwürfe.

    • Verwerfen. Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im nächsten Dialogfenster werden verschiedene Aktionen angeboten.

  • Neben Von wird Ihre Absender-Adresse angezeigt. Abhängig von der Einrichtung Ihres Groupware Kontos können Sie verschiedene Absender-Adressen angeben. Um eine andere Absender-Adresse auszuwählen, klicken Sie auf die angezeigte Adresse.

  • Eingabefeld An. Geben Sie hier einen Empfänger oder mehrere Empfänger ein. Während der Eingabe werden passende Vorschläge angezeigt. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um ihn zu übernehmen.

    Um eine Kopie an andere Empfänger zu senden, klicken Sie rechts im Eingabefeld auf CC oder auf BCC. Geben Sie die Adressen der Empfänger der Kopie oder der Blindkopie in die passenden Eingabefelder ein.

  • Eingabefeld Betreff. Geben Sie hier den Betreff Ihrer E-Mail ein.

  • Schaltfläche Anhang. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Dateien hinzu zu fügen, die lokal vorhanden oder in der App Drive gespeichert sind.

  • Schaltfläche Signaturen. Bestimmt, ob eine Signatur in den E-Mail Text eingefügt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Signatur auszuwählen oder zu entfernen. In den E-Mail Einstellungen können Sie Signaturen erstellen oder bearbeiten.

  • Schaltfläche Optionen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um bestimmte Optionen festzulegen: Textformat der E-Mail, Wichtigkeit, Empfangsbestätigung.

  • Eingabefeld für den E-Mail Text. Geben Sie hier den Text ein. Wenn Sie im Menü der Schaltfläche Optionen das HTML-Format gewählt haben, können Sie den Text formatieren oder Bilder einfügen.

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